新版规则关于认证记录的相关要求

新版质量管理体系认证规则规定

10认证记录

10.1认证机构应建立文件化的认证记录、认证资料归档留存制度，记录认证活动全过程并妥善保存，归档留存期限为认证证书有效期届满之日起2年以上，或被注销、撤销之日起2年以上。

10.2认证记录应真实、准确、完整，以证实认证活动得到有效实施。认证记录包括但不限于:

(1)认证申请书;

(2)认证申请评审记录;

(3)认证合同;

(4)审核方案，包括多场所抽样方法(适用时);

(5)确定审核时间的理由(计算过程);

(6)审核计划;

(7)首、末次会议签到表;

(8)现场审核记录;

(9)不符合报告及验证记录;

(10)审核报告;

(11)认证决定记录。

10.3在认证证书有效期内，认证活动参与各方签字或者盖章的认证记录、资料等，应保存具有法律效力的原件，可以纸质文件或符合《电子签名法》规定的电子文件形式保存。签字或盖章的认证记录至少包括:

(1)认证申请书;

(2)认证合同;

(3)审核计划;

(4)首、末次会议签到表;

(5)不符合报告;

(6)认证决定的结论。

10.4认证记录应使用中文，以电子文档形式保存认证记录的，应采用不可编辑的方式。

10.5为了证实认证活动的实施，除了认证机构要保持上述认证记录外，获证组织应留存认证证书有效期内相应的认证记录，至少包括:

(1)认证合同;

(2)审核计划;

(3)首、末次会议签到表;

(4)不符合报告及原因分析和纠正措施;

(5)审核报告;

(6)暂停、撤销通知(适用时)。

官方解读

1.认证机构应制定文件化的认证记录、认证资料归档留存制度或程序文件，对认证全流程(包括认证申请、申请评审、方案策划、现场审核、认证复核与决定、认证证书签批及监督审核、再认证等环节)形成的记录、报告等资料进行归档，确保认证全过程可追溯。

2.认证证书有效期正常届满的，认证记录、认证资料归档留存时间为有效期届满之日起2年以上;认证证书在其有效期内被注销或撤销的，认证记录归档留存时间为认证证书被注销或撤销之日起2年以上。归档留存期间需采取有效的防损毁、防篡改等措施，以满足监督检查、法律纠纷举证及认证有效性追溯等需求。

3.认证记录的真实性要求认证记录内容必须与认证活动实际开展情况一致，杜绝虚假或误导性信息;准确性要求数据、时间、人员、结论等关键信息精准无错误;完整性要求认证记录覆盖认证全流程，所记录的信息完整无遗漏。认证记录包括但不限于本规则第10.2条款列明的11项内容。

4.根据《认证机构管理办法》，在认证证书有效期内，认证活动参与各方盖章或者签字的认证记录、认证资料等，应当保存具有法律效力的原件。本规则第10.3条款明确了签字、盖章的记录至少包括所列明的6项内容。

5.认证机构采用电子化认证记录的，建议根据《电子签名法》等法律法规的规定，委托电子认证服务提供者为其电子签名、数据电文(如电子化认证记录、认证资料)的真实性、可靠性进行验证，并提供电子认证证明。经电子认证的电子签名、数据电文，视为具有法律效力的原件。

6.认证记录应使用中文，使用其他语言的认证记录应附中文译文，认证机构对译文的准确性负责。

7.以电子文档形式保存认证记录的，应采用不可编辑的方式，确保记录一旦生成即无法被修改;能被修改的电子文档形式不能视为不可编辑的方式。

8.认证机构应要求获证组织留存认证证书有效期内相应的认证记录，包括本规则第10.5条款列明的6项内容，可以纸质文件或电子文档形式保存，以电子文档形式保存的，应采用不可编辑的方式。